ما بخش عمده ای از زندگی خود را به برقراری ارتباط سپری می کنیم و قطعا برای همه ما رسیدن به هدف ارتباطی و اثر بخشی آن از درجه اول اهمیت برخوردار است. اما سوال اینجاست که برای اثربخشی ارتباطات مان چه باید بکنیم! برای ارتباط اثر بخش از هر نوع که باشد چه مکالمه رو در رو، ایمیل، جلسه، شرکت در کنفرانس، نوشتن گزارش و … رعایت پنج اصلی که در ذیل آمده می تواند راهگشا باشد.
شفافیت
هنگام برقراری ارتباط شفاف باشیم و شفافیت طلب کنیم. شفافیت می تواند دو جنبه داشته باشد. اول اینکه به طور شفاف هدف خود را از برقراری در وهله اول برای خود و سپس برای مخاطب خود بیان کنیم. و دوم اینکه در خصوص محتوای ارتباط نیز شفاف باشیم. برای بهبود شفافیت بهتر است سعی کنیم تعداد ایده هایی که در یک جمله بیان می کنیم را به حداقل برسانیم. همچنین هرگز تصور نکنیم هر آنچه می گوییم برای طرف مقابل واضح است چرا که افراد میزان اطلاعات و درک متفاوتی از موضوعات دارند.
کفایت
صحبت کنید اما به اندازه و مفید. اگر می توانید حرف خود را در سه جمله به گونه ای موثر و قابل درک بیان کنید دلیل ندارد ده جمله به کار ببرید مگر برای شفافیت کافی و پیشگیری از بدفهمی و یا سوتفاهم.
صحت
به صحت زبان کاربردی، اطلاعات و موقعیت ارتباطی خود توجه کنید. آیا زبان و واژگان مورد استفاده، محتوای اطلاعاتی و موقعیت انتخابی از لحاظ زمان و مکان برای برقراری ارتباط به رسیدن شما به هدف ارتباطی تان کمک می کند؟
*متاسفانه بعضی از افراد برای برقراری ارتباط نه موقعیت شناس هستند و نه مخاطب شناس و بعضی هم سعی دارند با استفاده از واژگان ثقیل مخاطب را به چالش بی فایده وادارند.
همچنین در ارتباط نوشتاری حتما به املای لغات و به دستور زبان دقت کنید به ویژه اگر به زبان غیر مادری خود نامه نگاری می کنید چرا که گاه ممکن است استفاده ناصحیح از ساختارها و واژگان موجب ایجاد سوتفاهم و برداشت غلط شود.
انسجام
هنگامی ارتباط موثر است که منسجم باشد. تمامی نکته هایی که مطرح می شود مرتبط با موضوع اصلی و مرتبط با یکدیگر باشند. از هر دری سخنی گفتن و حاشیه رفتن تنها بر ابهام ارتباط و به هم ریختگی ادراکی مخاطب می انجامد.
احترام
ارتباط موثر بر پایه احترام متقابل شکل می گیرد. در یک ارتباط موثر توهین، پرخاشگری و یا منفعل بودن جایگاهی ندارد. اگر هم چنین ارتباطی در موارد نادر اثربخش باشد اثر بخشی آن بسیار کم دوام خواهد بود. یکی از راه های ابراز احترام در ارتباط مد نظر قرار دادن نقطه نظر طرف مقابل و گوش کردن آگاهانه است.