حواس‌پرتی: چالش دنیای دیجیتال برای کسب و کارها
در دنیای امروز تعدد عوامل حواس‌پرتی به ویژه در محل کار موجب شده تا تمرکز به وضعیتی دست نیافتنی مبدل شود.
نویسنده: خسرو معصومی
در گزارش موسسه اودمی در سال ۲۰۱۸ با عنوان ” حواس پرتی در محل کار” آمده است بخشی از مشکل حواس‌پرتی ریشه در خود محل کار دارد. شرکت ها پی‌در‌پی فن‌آوری‌ها و ابزارهای دیجیتال جدیدی را به منظور کمک به بهینه‌سازی و تسریع انجام کارها، همکاری هر چه بیشتر کارکنان و افزایش بهره‌وری مستقر می کنند، اما همین فن‌آوری‌ها و ابزارهای جدید خود سرمنشا تازه‌ی حواس‌پرتی هستند. از سوی دیگر از آنجا که امروزه شرکت‌ها فاقد هر گونه فضای خصوصی برای کارکنان خود هستند، بسیاری اوقات کارکنان حریم خصوصی همکاران خود را نقض کرده و با حضور گاه و بی‌گاه خود و یا ارسال پیام‌های متعدد و اغلب کم اهمیت و یا نامرتبط با مسائل کاری در دنیای مجازی مانع تمرکز یکدیگر می شوند. بر اساس همین گزارش ۸۰ درصد از شرکت‌کنندگان در یک نظرسنجی همکاران خود و سر و صدای محل کار را از جمله اصلی‌ترین عوامل حواس‌پرتی‌شان می‌دانند و بیش از ۵۰ درصد هم جلسات را کاری صرفا وقت‌گیر و بیهوده تلقی می‌کنند. البته این پیش از آن است که تلفن همراه و یا مشکلات زندگی خصوصی را در فهرست عوامل حواس‌پرتی بگنجانیم. بر اساس تحقیق موسسه رسکیوتایم در سال ۲۰۱۸، افراد در یک روز کاری به طور معمول هر ۶ دقیقه یک‌بار به ابزارها و اپلیکیشن‌های ارتباطی و شبکه‌های اجتماعی خود سر می‌زنند؛ البته این را دیگر نه یک عادت بلکه می‌توان یک تیک عصبی قلمداد کرد. بنا بر همین گزارش افراد به طور میانگین بیش از چهل دقیقه تحمل دوری از کانال های ارتباطی دیجیتال خود را ندارند. مطالعات نشان می‌دهد که صرفا وجود تلفن همراه بر روی میز جلسات کافی است تا گفتگوهای غنی، عمیق و جدی برقرار نشود، چرا که افراد ناخودآگاه احتمال می‌دهند که هر آن گفتگوی‌شان با زنگ تلفن دچار اختلال شود. در نتیجه این وضعیت گفتگوها به یک تعامل سطحی تنزل می یابد.
بر اساس تحقیق دو تن از روانشناسان دانشگاه هاروارد به نام‌های متیو کیلینگزورس و دنیل گیلبرت ذهن انسان به طور طبیعی مستعد حواس‌پرتی مداوم است. طبق این تحقیق حدود ۴۷ درصد از زمان بیداری، ذهن ما دچار وضعیتی به نام پرسه‌زنی و یا به اصطلاح تفکر مستقل از محرک است. بر این اساس، پرسه‌زنی ذهن تجربه‌ای چنان معمول و طبیعی است که ما حتی از وجود آن بی‌خبریم. با این اوصاف به نظر می‌رسد در دنیای شتاب‌زده و در هم تنیده امروز، همه چیز و همه کس دست به دست هم داده تا نتوانیم به تمرکز مورد نیاز برای انجام با کیفیت و دقیق کارها دست پیدا کرده و آن را حفظ کنیم.
بی تردید حواس‌پرتی لجام‌گسیخته و بی حد و مرز در دنیای امروز و پراکندگی و از هم‌گسستگی فکری، کسب و کارها را در معرض آسیب‌ها و زیان‌های جدی قرار می‌دهد و همچون موریانه بنیان عملکرد و بهره‌وری را سست می‌کند. تداوم و وخامت فقدان تمرکز افزایش استرس، سرخوردگی، دلزدگی، عدم توانایی همدلی، کاهش تاب‌آوری، فشار عصبی و در نتیجه صرف انرژی چندین برابری برای انجام کارها و در نتیجه خستگی مفرط کارکنان را به دنبال دارد. علاوه بر چنین آسیب‌های روانی و در نتیجه‌ی آن‌ها، کسب و کارها با پیامدهای این وضعیت در قالب افزایش میزان خطای عملکردی کارکنان که اغلب می تواند بحران آفرین هم باشند مواجه خواهند شد. نکته قابل توجه اینجاست که این وضعیت همچون یک سیکل معیوب عمل می‌کند؛ بدین گونه که کاهش بازدهی ناشی از حواس‌پرتی به احساسات و عواطف نامطلوب همچون سرخوردگی، اضطراب و حس عدم توانمندی و خودناباوری منجر می شود و دست و پنجه نرم کردن با این احساسات با تاثیر بر سلامت جسم و روان مجددا کاهش بازدهی و بهره‌وری را در پی خواهد داشت. این وضعیت زنگ خطری است برای صاحبان و مدیران کسب و کارها تا به مسئله حاد و بغرنج حواس‌پرتی در محل کار توجه خاص و فوری داشته باشند. همچنین از کارکنان انتظار می‌رود تا به منظور برون رفت از این وضعیت آشفته با مدیران خود بی‌پرده گفتگو کنند؛ البته این امر مستلزم وجود فضا و امنیت روانی برای برقراری چنین گفتگوهایی چه به صورت فردی و یا جمعی است که ایجاد آن باز بر عهده رهبران و مدیران است. مسئله حواس‌پرتی و عدم تمرکز و آسیب‌های روانی ناشی از آن تا حدی جدی است که تدوام و رسوب آن می‌تواند موجد حس انزجار از همکاران و به ویژه مدیرانی شود که که ناخواسته فضا و فرهنگی را در سازمان حاکم کرده‌اند که حاصل آن چیزی جز پریشانی روان و فروپاشی اعصاب نیست.
احیای تمرکز در محیط کار
با توجه به آنچه گفته شد و تاکید بر لزوم رسیدگی به وضعیت مخرب عدم تمرکز در محیط کار، برخی راه کارهای سازنده که می توانند تا حد بسیاری از وخامت اوضاع بکاهند به شرح زیر پیشنهاد می‌شوند:
۱٫ ایجاد امنیت روانی لازم برای برقراری گفتگوهای نقادانه، صریح و همدلانه درباره عوامل حواس‌پرتی و پیامدهای آن،
۲٫ . برگزاری دوره‌های آموزشی مرتبط با تقویت مهارت‌های مدیریت عاطفی و ادراکی
۳٫ تدوین سیاست‌ها و هنجارهای رفتاری دقیق و جدی در خصوص نحوه تعامل افراد با یکدیگر، استفاده از ابزارهای دیجیتال، به ویژه شبکه‌های اجتماعی
۴٫ تعریف میزان کفایت، طبقه بندی و نحوه توزیع بهینه اطلاعات مورد نیاز کارکنان
همچنین کارکنان می توانند در زندگی شخصی‌شان با انجام منظم و مداوم تمرینات ذهن‌آگاهی، مراقبه، سم‌زدایی دیجیتال (وضع قوانین محدود کننده در استفاده از شبکه‌های اجتماعی و وبگردی‌های بی‌حاصل) ورزش کردن، انجام تفریحات باکیفیت و خواب کافی به منظور بازیابی و حفظ تمرکز، خود را یاری دهند.
آگاهی: گام کلیدی در راه رسیدن به تمرکز
مستقل از تغییرات محیطی، بشر به گونه‌ای تکامل یافته تا به منظور افزایش احتمال بقا کمترین میزان انرژی ممکن را مصرف کند. نیاکان نخستین ما تمایل داشتند برای تغذیه ابتدا دست‌شان را به سوی پایین‌ترین شاخه و در دسترس‌ترین میوه دراز کنند و خود را زیاد به زحمت نیندازند. به همین ترتیب ما همچنان در تداوم این رفتار تمایل داریم ابتدا ایمیل‌های‌‌مان را چک کنیم تا اینکه بر روی آماده کردن ارائه‌امان کار کنیم. آگاهی هر چه بیشتر از میل به اولویت دادن به انجام کارهای سهل و به اصطلاح دم دستی که مستلزم صرف انرژی کمی هستند، همچون مشغول شدن به فعالیت‌های سطحی و کم ارزش، گام کلیدی در جهت تغییر رفتار و وضعیت‌مان است.
در دنیای پرهیاهو و پرشتاب امروز باید تمرکز را به عنوان پیشنیازی برای آنچه کال نیوپورت “کارعمیق”، در اثری با همین عنوان، می خواند از جمله اولویت‌ها دانست. سازمان‌هایی که در فرهنگ‌شان تمرکز را به عنوان یکی از مسائل کانونی خود مطرح می‌کنند از مزایای متعدد کارکنان متمرکز و راضی‌تر بهره بسیار خواهند برد.
منابع
Davie, A. (2020). These are distracting times for leaders. Equal Talent online journal
Glaveski, S. (2019). 10 Quick Tips for Avoiding Distractions. Harvard Business Review online journal
Newport, C. (2016). Deep work: rules for focused success in a distracted world. New York: Grand Central Publishing
Newport, Cal (2019). Digital Minimalism: Choosing a Focused Life in a Noisy World. New York: Penguin Random House
Thibodeaux, W. (2018). Distractions Are Costing Companies Millions. Here’s Why 66 Percent of Workers Won’t Talk About It. Inc. online journal
Udemy In Depth: 2018 Workplace Distraction Report